Windows エクスプローラの使い方を知らないと自分をだめにする事実

仕事の作業効率をアップするのに何が有効かを考えてみました。

朝、PCの電源を入れ起動した後にWindowsへログオンします。
Outlookを起動し…
Explorerを起動しフォルダをクリック、さらに目的のフォルダまでクリックの繰り返し…

このように一日の作業の流れを書き出してみるとExplorerを操作する回数が実に多いことに気づかされます。

Explorerの設定を何もしないでそのまま使用している方はこの記事の内容がとても有効です。

Explorerの使い方を知らないとだめな理由

何かの作業に取り掛かる都度、Explorerを操作する人は多いと思います。

単純にExplorerを起動して2,3クリックで済めば良いのですがフォルダを複数表示すのにExplorerを複数起動することもあります。

そうなると何番目のExplorerに何のフォルダを表示したのかもわからなくなってしまいます。

こんな状態になっても大抵の人は、Explorerの使い勝手に何の疑問もいだくこともなく、あるいは最初からあきらめて使い続けています。

これは無駄な操作以外の何ものでもなく知らない間に作業効率の低下を招いています。

1日8時間、PCで操作するとしてExplorerの操作で5%無駄になってしまっているとしたら1日あたり24分のロスです。1カ月(20日間)では、約7時間近くにもなります。

このロスが自分のアウトプットに、そしてその結果として自分の評価に影響するとしたら直ぐにでも改善すべきです。

Explorerの設定による作業効率の改善

何の設定もしていない素の状態のExplorerの画面

赤枠がこの状態でExplorerを使用している人は作業タスク毎に参照するフォルダを一つ一つ移動しながら目的のフォルダを表示しています。

作業タスクをライブラリへ登録設定した状態のExplorerの画面

この状態でExplorerを起動すると画面左のライブラリに作業タスク一覧が表示されます。

その中のタスクをクリックすると関連するフォルダとファイルの一覧が一画面に表示されるのです。

目的のファイルへたどり着くまで何度もクリックしたりExplorerをいくつも起動したりする必要がなくなります。

これを見てExplorerの機能について目からうろこ状態で作業効率の改善に確信を持った方もいるのではないでしょうか。

次に、ライブラリへのタスク設定方法について説明します。

Explorerの設定をするためにしておくべき大切なこと

まずはルーチン作業をリストアップします

・毎日決まって行うもの
・毎週発生するもの
・毎月行っているもの

頻度の多いものからリストアップし番号付けします。

参照するフォルダをリストアップします

それぞれの作業ごとに参照するフォルダのパスをリストアップします。

Webを参照するのであればそのURLをファイルサーバーのフォルダはそのパスをリストアップします。

URLやサーバーのリンクファイルを作成します

ライブラリへはサーバーのフォルダを設定することはできませんのでそのリンクファイルを作成します。

作成場所は、既存のフォルダあるいは新たにその作業名のフォルダを作成するのが良いと思います。

Webを参照するのであれば同様にそのURLのリンクファイルを作成しておくと便利です。。

Explorerのライブラリへのタスク設定

ライブラリへ頻度の高いタスクから順に追加します

新しいライブラリをクリックして全てのタスクを追加します。

ポイントは、頻度の高いタスクから順番に並ぶようにタスク名の前に数字を付けます。
例:
1.管理タスク
2.調整タスク
3.報告タスク

ライブラリへ追加したタスクへフォルダを関連付けます

タスクの上でマウスの右クリック→プロパティを選択します。

プロパティ画面で「フォルダを追加」ボタンで関連するフォルダを追加します。
 
追加したタスク全てについてフォルダを設定します。

まとめ

Explorerをそのまま使い続けると作業効率の低下になる理由を説明しました。

Explorerのライブラリへタスクを追加することにより作業効率がアップする理由を説明しました。

タスクの追加方法とそのポイントを説明しました。

この記事でわかり難い箇所等がありましたら何なりとご質問ください。またご要望にもお応えできるよう尽力いたします。

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