Outlook2016の設定で失敗しないメールの振り分方法

メール送信者からの突然のフォローにあせったことはありませんか?

送信者:「回答の締め切りが昨日でしたので、大至急お願いします」
自分:「????」(あれ、そんな案件は、記憶にないぞ)

受信メールのフォルダを見渡し未読メールを見つけてあわてることになるのです。

あなたの受信メールフォルダはこんなことになっていませんか?

  • 受信メールの自動仕分けルールを複数設定している
  • 仕分けフォルダをカテゴリに分けて管理している
  • 仕分けフォルダの数が多いため自動仕分けフォルダが画面に表示されてない

受信メールの自動仕分けルールを設定するとルールの数だけ仕分けするフォルダは増えます。

フォルダの中には、メールの内容を確認した後で自分で振り分けるものもあります。

フォルダの数が多くなると1画面に表示しきれず、画面に見えないフォルダに未読メールが残ってしまうことがあります。

いっそ自動仕分けルールを止めてしまえれば良いのですが、それは仕事上効率的ではありません。

また仕分けが発生する都度、通知するように設定することもできますが、常に通知されるのは場合により邪魔になります。

メールの自動振り分け設定

メールの自動振り分け設定の際に、未読メールを見逃さないための設定をすると便利です。

私が考える未読メールを見逃さないための設定はフォルダ数の増加により3段階あります。

第1段階

まずは仕分けルールを設定しているフォルダをお気に入り設定します。

これによりお気に入りだけに注意すれば未読メールを見つけることができます。

お気に入りの設定

仕分けルールを設定しているフォルダ上で右クリックしお気に入りを選択します。

お気に入りに設定したフォルダーが表示されます。

第2段階

仕分けルールを設定しているフォルダがお気に入り欄に全て表示されない場合は、未読メールの数を画面の上部へ表示すれば良いのです。

それにより未読メールの数が常に目に留まりますので見逃すことはなくなります。

検索フォルダー作成

「検索フォルダー」の上で右クリックし「新しい検索フォルダー」を選択します。

「新しい検索フォルダー」ウィンドウで未読メールを選択し「OK」ボタンを選択します。

自動仕分けルールのフォルダが別のデータファイルにある場合は、それらについても検索フォルダーを作成します。

複数のデータファイルに検索フォルダーを作成した場合は、区別するため「未読のメール」のフォルダ名を別に変更します。

検索フォルダーのお気に入り設定

作成した検索フォルダー上で右クリックし「お気に入りに表示」を選択します。

すると画面上部のお気に入りの表示欄へ作成した検索フォルダーが表示されます。

画面上部のお気に入りに設定した検索フォルダーが表示されます。

第3段階

お気に入りフォルダが多い場合、どうしてもカテゴリ設定が必要になりますがお気に入りフォルダにカテゴリ設定はできません。

その場合は、ショートカットへ表示します。
ショートカットへ表示する場合は、別記事(Outlookの設定方法の中でも素晴らしい技)のショートカットへ置く方法を参照してください。

この記事でわかり難い箇所等がありましたら何なりとご質問ください。またご要望にもお応えできるよう尽力いたします。

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