エクセルとアウトルックを連携してメール作成と管理をする方法

はじめに

このExcelツールは、宛先、メール本文、添付ファイルのパスを登録後に1クリックでOutlookを起動してメールを作成し送信するツールです。
またこのツールは、何時、誰に何のメールを送信したかを管理するのに役立ちます。

前の記事で説明したツールは、メール本文を記述できるのはセル内に限定されました。
また作成できるメールの形式は、テキストだけでした。

このツールは、メール本文を記述できるのはセルの他にシートやテキストファイルを選択することができます。
また本文をHTML形式で保存したファイルからメール形式をHTMLで作成することができます。

ツールの起動方法

宛先、メール本文、添付ファイルのパスの設定が済みましたらアドインタブを選択します。
メニューコマンドに2つのコマンドが表示されます。
メール作成表示:outlookが起動し作成されたメールが表示されますので内容を確認してから自分で送信ボタンをクリックします。
メール作成送信:outlookが起動し作成されたメールが自動で送信されます。

Excelファイルの説明

Excelファイルは、「宛先リスト」と「件名・本文」の2つのシートから構成されます。

・「宛先リスト」シート

送付、所属部門、宛名、To(宛先)、Cc、Bcc、件名・本文の6列から構成されます。
送付:空欄以外-メール送信する、空欄-メール送信しない。
所属部門:宛先の人が所属する部門を管理用に設定できます。(空欄可能)
宛名:宛先の人の肩書きや呼称を設定します。(複数行になる場合は、Alt+Enterで改行して入力します。空欄可能)
To(宛先):メールアドレスを設定します。(複数になる場合は、Alt+Enterで改行して入力します。空欄不可)
Cc,Bcc:メールアドレスを設定します。(複数になる場合は、Alt+Enterで改行して入力します。空欄可能)
件名・本文:「件名・本文」シートの対象となる行番号を設定します。

・「件名・本文」シート

件名、本文、ファイルの3列から構成されます。
件名:メールのSubjectに設定されます。
本文:メールの本文に設定されます。
シート名を設定するとそのシートへ記載した内容が本文に設定されます。
ファイル名を設定するとそのファイルへ記載した内容が本文に設定されます。(HTML形式のメールを送信する際に使用できます。)
ファイル名:フルパスまたは、このExcelツールの場所からの相対パスで設定します。
複数設定する場合は、Alt+Enterで改行して入力します。

・HTML形式のメール送信方法

1. Excelのシートを追加しメール本文を作成します。

文字飾り、リンク設定、画像挿入ができます。
本文の宛名部分を%To%で入力すると宛名欄の設定に置き換わります。
シート名は自由に設定できます。

2. Outlookの「新しい電子メール」をクリックしてExcelシートの本文をコピペします。

HTML形式になってない場合は、書式設定→HTMLを選択します。
宛先,Cc,件名は、設定しません。、

3. 作成したメールをHTML形式で保存します。

ファイル→名前を付けて保存を選択します。

ファイル名:XXXX.htm(XXXXは、Excelのシート名でも良い)
ファイルの種類:HTML(*.htm;*.html)
注)HTMLファイルを保存する際に守らなければならないのたった1つの注意点
Outlookを使用してHTML保存します。ExcelでHTML保存しても動作しません。

「件名・本文」シートの本文欄へ保存したファイル名を設定します。
例:XXXX.htm
ファイルの指定方法は、フルパスまたは、このExcelツールの場所からの相対パスで設定します。

送信メールの管理方法

送信後に「宛先リスト」のG列(件名・本文)をそれ以降の列へコピペし先頭行に日付を入力するだけで送信履歴として管理することができるのもこのツールの特徴と言えます。
この履歴によりいつ、誰へ、何を送信したのか確認することができます。
例えば後任者への引継ぎが発生した場合もこのツールを渡すだけで簡単に引き継ぐことも可能です。

ダウンロード

自動メール作成ツール

この記事でわかり難い箇所等がありましたら何なりとご質問ください。またご要望にもお応えできるよう尽力いたします。

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