Outlookでの連絡先グループの管理はやめてExcelで管理する方法

Outlookのグループメンバを使用することで生じる弊害

Outlookで定期的に関係者(グループメンバ)へメール送信している場合、グループメンバの異動があるとメールアドレスの修正漏れにより正確に送信できないことがあります。それは、Outlookの連絡先グループの修正ミスや修正漏れにより発生します。特に複数の連絡先グループに関係している人が異動した場合がそうです。メールを送信してから異動した旨の返信をもらいはじめてそれに気が付き、グループのメンバ修正を行い、後任者へそのメールを送信します。

業務で定期的にメール送信している方は、いっそのことOutlookでの連絡先グループの管理をやめてExcelで管理した方が効率的です。Excelで管理すれば誰にどの案件のメールを送信しなければならないのか一覧表示で管理できる上に、案件毎の本文もまとめて管理できるので楽です。さらにマクロを使用してメールも送信することができるのです。

それでは、Excelで管理する方法を説明します。縦方向にメールアドレス、横方向に案件の表を一つのシートに作成します。案件列へは、宛先となる人は、’*’文字をCcとなる人は、’+’文字を設定します。Bccが必要であれば’-‘文字を設定します。異動によりメール送信が不要となったメンバの行を削除し、新たにメンバが増えた場合は、対象者の行を追加または挿入します。一時的に送信が不要となったメンバの行を非表示にすれば行を削除しなくても送信対象から外すことができます。

次にメール本文ですが、案件名のシートを作成し本文を記載します。メールの書式は、プレーンテキストとHTMLのどちらかを設定することができます。またファイルを添付することも可能で、ファイルの場所をフルパスで添付ファイルセルの下へ設定します。添付ファイルは行を挿入することで複数設定することができます。その際の注意として、本文セルの上のセルは空欄にしてください。本文は、本文セルの下から設定します。その際の注意として、文字の色、背景色、ハイパーリンク設定を行う場合は、それらを別のセルにします。

ダウンロード

メール管理.xlsm

VBAマクロの説明

例.月報提出依頼メールのフロー

  1. Outlookのメールオブジェクトを作成します。

  2. メールオブジェクトへ宛先とCcを設定します。

  3. メールオブジェクトへ件名を設定します。

  4. メールフォーマット(PLAINかHTML)を設定します。

  5. 案件に対応するタブからメール本文へコピペします。

  6. メールフォーマットがHTMLの場合、表形式から”~”区切りへ変換します。

  7. ”~”区切りを削除します。

Sub 月報提出依頼メール()

案件毎に作成するサブルーチンで、共通関数 makeMail をコールします。

引数1:案件名(「月報提出」)

引数2:メールのフォーマット(「HTML」)

引数3:メールの件名(「月報提出依頼」)

共通関数 makeMail(案件名、メールのフォーマット、メールの件名)

指定された案件名から列番号を決定します。

列番号と宛先種別を引数に共通関数 getToAddress をコールすることで、メールの宛先とCcを受け取ります。受け取ったアドレスをメールオブジェクトへ設定します。

続けてメールのフォーマットとメールの件名をメールオブジェクトへ設定します。

案件名に対応するシートの添付ファイルのファイルパスをメールオブジェクトへ設定します。

案件名に対応するシートの本文をワードエディタオブジェクトへ設定します。

共通サブルーチン BatchConvertAllTablesToText をコールし通常のフォームへ変換します。

共通サブルーチン ReplaceNewLineTag をコールしタグを削除します。

共通関数 getAddress(列番号、宛先種別)

MailAddressシートの列番号で指定された列から宛先種別に対応するメールアドレスを文字列にして返します。その際、非表示列のメールアドレスは含まれません。

共通サブルーチン BatchConvertAllTablesToText()

セルをコピペして表形式になっている本文を”~”区切りに変換します。

次に区切り文字”~”を削除します。

共通サブルーチン SetBackgroundColor(sh As Worksheet)

案件名に対応するシートから背景色が設定されているセルの文字列とカラーインデックスを特定します。

文字列とカラーインデックスを引数に共通関数 SetTextBackColor をコールして、メール本文の文字列の背景色を設定します。

共通関数 SetTextBackColor(ByVal moji As String, ByVal clindex As Long)

メール本文から指定された文字列を検索して指定された背景色に設定します。

注)メール本文中に指定された文字列が複数存在する場合、それら全の背景色が設定されます。 背景色に指定できるのは、基本16色です。

まとめ

  1. 定期的にグループへ送信するメールのアドレスを、Outlookのグループでアドレス管理していると異動があった場合に、修正漏れとなりがちです。
  2. Excelでグループアドレス管理すれば修正漏れが発生しにくくなります。
  3. Excelのマクロを使用することでグループへメール送信することができます。

この記事でわかり難い箇所等がありましたら何なりとご質問ください。またご要望にもお応えできるよう尽力いたします。

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