行き先掲示板をWebブラウザーではなくoutlookから表示確認する方法

Outlookから2クリックで行先掲示板を表示する方法を説明します。

社内でwebの行先掲示板を導入している場合に大変有効な方法です。

こんなケースはありませんか？

受信メールを確認していて、メールよりも電話で直接相手と話した方が良いと判断した場合、それが社内であれば、まずは相手が座席に居るかどうか確認します。

その際、webブラウザを起動しブックマークから行先掲示板を選択することになります。

文章にすると２ステップですが別のソフトを起動することになりますので表示するまで時間が掛かり思考が中断されかねません。

それがOutlookの連絡先アイコン→掲示板名の2クリックで簡単に表示できるようになります。

Outlookでメールを見ているのですから、別のソフトを起動することなく行先掲示板を表示できるのでこの方法は便利です。

手順

1. Outlookの個人用連絡先の連絡先に新しいフォルダーを部署名または個人名で作成します。
2. 作成したフォルダへ行先掲示板のURLを設定します。
3. URLをオフラインで使用しない設定します。
4. 行先掲示板と言う名前で新しいフォルダーグループを作成し、そこへ作成した部署名または個人名のフォルダーを移動します。

部署名または個人名のフォルダ作成

例として４つの部署、企画部、営業部、開発部、サービス部の掲示板を設定します。

1. 連絡先アイコンを選択します。
   
2. 連絡先を選択し右クリックで「フォルダーの作成」を選択します。
   
3. 「新しいフォルダーの作成」画面の名前へ部署名を入力し「OK」を選択します。
   設定する部署の数だけ２～3を繰り返します。
   

部署別フォルダのURL設定

1. 作成した部署別フォルダ上で右クリックし「プロパティ」を選択します。
   
2. 「ホームページ」タブを選択してアドレスへURLを設定します。
   
3. 「オフラインWebページの設定」ボタンをクリックして「このページをオフラインで使用する」のチェックをはずします。←これがポイント
   

行先掲示板のフォルダーグループ作成

行先掲示板のフォルダーグループを作成し連絡先の下に作成した部署別フォルダを移動します。

1. 個人用の連絡先上で右クリックし新しいフォルダーグループを選択します。
   
2. 新しいフォルダーグループ名に行先掲示板と設定しそこへ作成した部署別フォルダをドラッグして移動します。
   

まとめ

Outlookの連絡先表示から行先掲示板を表示する方法について説明しました。

これによりOutllook起動中にwebブラウザを起動することなく行先掲示板を確認することができるようになります。