同じ内容のメールを複数の宛先へ出すのに力技でコピペを繰り返す必要はありません。
宛先別にメールを簡単に作成でき、しかもその作成履歴を管理することができるExcelマクロを作りました。
Excelへ宛先、本文を設定したらアドインタブのメール作成ボタンをクリックしてください。
あとは自動的に作成されたメールを確認してから送信ボタンをクリックするだけです。
この記事の最後にダウンロードして使用できるリンクがあります。
目次
はじめに
メールを作成する際に一度に複数の宛先をToへ設定して送信できれば済む話なのですが、宛先に関係のないものが混在してしまうとそれができません。
ではBccへ設定すれば良いかと言うと、それが許されるのは大目に見ても社内に限定されるのが普通です。
宛先が取引先となると別々に送信する必要があります。
その際、宛先名も取引先に合わせなければなりません。
これが2,3通のメールで済めばよいのですがそれ以上の回数を力技で繰り返さなければならない場合、どうしてもミスが発生する可能性があります。
例えば、宛先名を間違えて送信してしまったり、送ったと思っていた宛先へ実際は送っていなかったりします。
解説
Excelファイル
3つのシートがあります。
- 使い方
簡単に使い方を書いています。 - 宛先
宛先のメールアドレス、宛先名を設定します。
マクロを起動する都度、履歴がこのシートに作成されます。
シート名を変更することが可能です。
宛先をグループ毎に管理したい場合は、この宛先シートをコピペして増やすことができます。 - メッセージ
メッセージ本文、メッセージフッタを設定します。
マクロが動作しなくなりますのでシート名を変更しないでください。
メールの構成
メールは次の5つの部分から構成されます。
右側が設定するシート名です。
- 宛先（To）、CC ・・・宛先
- 件名、添付ファイル ・・・メッセージ
- 宛名 ・・・宛先
- 本文 ・・・メッセージ
- フッタ ・・・メッセージ
Excelシート
- 宛先シート
宛先管理と作成履歴から構成されます。
作成履歴は、マクロを起動する度にI列に追加されます。
注）メールアドレスの設定方法
複数設定する際は、メールアドレス間をセミコロンまたは改行で区切ります。
メッセージ番号の設定方法
メッセージシートの対応する番号（文字列）を設定します。（メールを作成しない場合は、空欄）
- メッセージシート
メッセージ管理部になります。
注）番号列は数字だけでなく文字列も設定可能です。
マクロ起動
- Outlookが起動されていることを確認します。
- Excelファイルの宛先シートを表示します。
- アドインタブの表示に切り替え、メール作成ボタンをクリックします。
ダウンロード⇒メール作成支援.xls
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